学术邮件撰写

在研究过程中与导师、合作者等人交流的一个重要渠道便是邮件，以下简述中英文邮件的基本格式和注意事项。

基本格式

• 中文

  尊敬的x老师：

  近期工作的主要进展包括：

  1. xxx采取了xxx操作，取得了xxx结果，该结果符合预期（为什么），主要原因可能是xxx；

  2. yyy操作验证不可行，因为xxx；

  接下来的计划是：

  1. xxx；

  2. yyy；

  祝好，

  Name

• 英文：

  • 欧洲合作者（如Paul Rosin老师）

    Dear Professor, We ... [content] Best, Name

  • 美国合作者（如Ming-Hsuan Yang）

    Hi, Ming-Hsuan, We ... [content] Best, Name

注意事项

• 邮件应清楚、有逻辑地讲清楚所要讲述的事情。例如，对于汇报论文工作进展的邮件，可以包括以下内容：

  • 一句话概括主要进展；

  • 进展1：基于什么样的动机，采取什么样的操作；进行了怎样的实验得到了什么样的实验结果，该结果说明了什么；

  • 进展2类似；

  • 论文目前的版本，相对于上一版本进行了哪些改动；

  • 还有哪些正在进行的写作、实验任务，预期完成时间；

  • 未进行的实验等内容根据截稿时间进行合理安排。

• 对于邀请合作者帮助修改论文的邮件，应包括以下内容：

  • 礼貌语；

  • 表明来意，讲清楚论文题目、投稿会议期刊名称、截稿日期等基本信息；

  • 询问是否可以帮助修改，并对之前的帮助表示感谢；

  • 详细介绍本文的主要贡献；

  • 介绍你认为的本文需要着重修改的点，以及其他应该提前说明的地方；

  • 再次表示感谢，说明你随时可以回复他的任何问题。

• 与合作者邮件往来应注意礼貌；汇报论文进展应着重对目前结果进行分析，并及时更新计划。